Van overleg naar resultaat: vergaderen vergt leiderschap
Soms is het nodig of gewenst dat een bestaand overleg loskomt van de standaard rituelen. Veel overleggen voldoen aan de metafoor van de poppenkraam uit het vroegere kinderliedje: zo zijn onze manieren…… En het is een ijzeren wet: als we steeds hetzelfde proces uitvoeren, krijgen we ook steeds hetzelfde resultaat. Niet in het minst doordat de leiding, de sturing van het overleg altijd in dezelfde handen is. Vaak is de voorzitter niet enkel de voorzitter van het overleg, maar ook nog eens de leidinggevende van de deelnemers aan het overleg. Het helpt om te ‘spelen’ met het voorzitterschap, maar de rituelen blijven. En de natuurlijke hiërarchie blijft.
Als gespreksleider heb ik steeds weer de ervaring dat het gevoel van hiërarchie sterkt afneemt door extern voorzitterschap. Misschien beter gezegd: als externe gespreksleider of voorzitter neem je die rol van hiërarchie over, maar dan zonder de gebruikelijke impact. Discussies worden opener, want als extern gespreksleider daag ik uit, prikkel ik, zet ik zelfs wel eens stekels overeind. en daar kan dan lekker niemand wat aan doen. Dat kan niet achteraf op iemand terugslaan. Iedereen realiseert zich dat ‘die externe’ dat heeft veroorzaakt. Overigens waarschuw ik vooraf altijd dat dat niet meer dan tactiek is. Immers, er moet toch wat ‘uitkomen’, soms is disruptie dan nodig. Ook naar de gebruikelijke voorzitter / gespreksleider toe.
Bijeenkomsten van vrijwilligers, wethouders, MT-leden, professionals in de care, medisch specialisten…….bij allemaal werkt het. En steeds weer was het een genoegen. Voor mij, voor de deelnemers en voor de opdrachtgever. Het brengt wat, het geeft wat én het haalt er meer uit! Belangrijk is dat vooraf een goede afspraak over het te bereiken resultaat is gemaakt: een proces-afspraak, een overleg-niveau, een conclusie, een standpunt. En dat de deelnemers aan het overleg zich op een ‘leveled playing field’ bevinden. Het verloop van de bijeenkomst is vooraf vorm-vrij, maar wordt wel afgestemd met de opdrachtgever en gecommuniceerd aan de deelnemers. We spelen geen spelletjes, we nemen elkaar maximaal serieus en we klimmen op naar een nieuw niveau van professionaliteit. Vereist is wel dat alle deelnemers zich veilig (genoeg) voelen.
Recent mocht ik gespreksleider zijn van een strategisch overleg op MT-bestuursniveau. Uiteraard ging het over de toekomst, maar specifiek over de vraag ‘als we over 10 jaar terugkijken, welke beslissing van ons op dit strategisch domein heeft dan welke bijdrage geleverd aan het feit dat de wereld er nu zo uitziet?’. Het was prachtig. Er werden dingen gezegd die niet eerder gezegd waren. Er werden stappen gezet die de bestuurder met een opdracht op pad stuurden. Dat wilde de bestuurder ook graag, want deze bestuurder was zich er van bewust dat ‘wijsheid een resultaat is, niet een eigenschap’!
Een onverwacht element met een zangpedagoog voegde veel toe. De clinic overbrugde de after dinner dip en ging in op persoonlijke effectiviteit in relatie tot het gebruik van je stem……daar willen we meer van weten, klonk het bij de evaluatie! Zie gerust verder bij www.zorgisnetwerken.nl/muziek.
